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淺議農村信用社檔案管理

2010-12-3 16:55:00  來源:新農村金融網-中國金融界網  作者:樂聯絡

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  檔案是農村信用社業務經營和管理成果的真實記錄和客觀反映,揭示了一定時期內的歷史原貌和經營軌跡,其管理的檔案是農村信用社經營管理的重要組成部分。檔案管理應適應現代企業和新時期的發展需要,樹立新的觀念,建立新的體制,實行新的管理制度。檔案管理工作和其他方面的工作不同,需要所有部門中所有人員的共同參與。企業沒有創新就沒有活力和希望,檔案工作也是如此。因此,檔案管理人員亦應創新思路,開拓檔案管理的各項功能,并積極探索和體現觀念、機制、管理、服務的創新。在此,本人就如何做好檔案管理工作談一點粗淺的認識。

    一、創新觀念,發揮檔案管理的經濟效益

    (一)要管好檔案、用好檔案,首先要認識檔案、熟悉檔案。隨著農村信用社業務的發展,現在管理的檔案,已不僅僅只是會計檔案、信貸檔案、文書檔案等一些一般性、常規性的檔案了,增加了很多科技、圖片、光盤數據等新的種類,給檔案的管理和保存都提出了新的更高的要求。為接收和管理好這一類型的檔案,檔案管理人員應轉變觀念,提高素質,不要在辦公室坐等,要主動請教有關一線人員,深入營業網點,熟悉了解工作流程,弄懂檔案的內涵關系和保存價值,使檔案人員對各種檔案、資料的搜集、整理、保存做到胸中有數。

    (二)要樹立檔案是資產的觀念。無論是科技、還是文書、聲像、會計、信貸等檔案,都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累,是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。從一筆貸款的發放到收回、一個新產品的研制到廣泛應用,無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。農村信用社從小到大的發展歷程,是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產,它除了具有企業無形資產的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。管理人員認識到檔案是資產以后,就會千方百計去搜集、管理、保護、利用好這些資產,就會下決心做好檔案工作。

    (三)要樹立檔案是企業獨有信息和知識產權的觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中,企業各自的檔案是獨有的原始記錄,記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術,如各種信貸產品、報表數據、信息科技等。占有這方面的檔案就是占有企業的秘密和獨有知識產權。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給信用社造成無法挽回的損失。

    (四)要樹立檔案具有實用效益的觀念。檔案信息是一種潛在財富與資源,只有它被利用起來時才有價值,這也是檔案管理的終極目標。它是一種無形資產,是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展完善。一旦使用有時候能創造出較有形資產更高的經濟效益。直接體現在農村信用社在很多的借款訴訟案中,有的因檔案資料收集齊全,在訴訟中很容易勝訴,有的案件因當時檔案資料收集不全,不能提供有力證據,給信用社造成了很大的經濟損失。檔案資料只有管理好,利用好,才能產生更好的經濟效益和社會效益。

    二、體制創新,使檔案工作適應現代企業的發展

    現代企業制度的基本特征是產權清晰,權責明確,政企分開,管理科學。信用社的檔案工作要適應現代企業制度,就必須對檔案工作實行機構創新、機制創新和制度創新。

    (一)機構創新的核心是精簡。無論哪個企業,精干是一個必然趨勢,檔案工作也要順應企業的需要,檔案管理的工作方法也必須創新,其內容就是要擴大檔案工作的外延,深化檔案工作的內涵,把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“信用社檔案信息中心”,其主要任務和職責是負責轄區信用社的各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作。同時可通過計算機網絡系統實施聯網,實行分級和檔案秘密級別管理,從而達到各種信息資源的聯合開發和資源共享,真正形成一個群體性的信息聯合體。這樣符合現代企業精干、高效的原則,有利于增加企業檔案管理的自主性和靈活性。檔案的統一集中管理的目的,就在于從廣度和深度上開發利用檔案信息資源,為信用社經營管理服務。

    (二)機制創新的關鍵是高效。企業進行整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要,轉換機制,高效運行,創造最大的效益。信用社的檔案工作管理機制也要隨著企業管理機制的轉換而創新,要激活機體,堅持沒有創新就沒有發展的最基本管理理念。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換;提高辦事效率,充分發揮人的聰明才智,讓檔案資源成為農村信用社改革發展的動力源之一。

     (三)制度創新的實質是遵循客觀實際。回顧多年來的檔案工作實踐,領導支持固然非常重要,但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。目前適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各網點,不夠規范,降低了利用率,制度創新已迫在眉睫,必須制定較為詳盡的制度,不斷創新檔案管理制度,明確規定檔案工作的年度方針和目標,以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任,評價檔案活動效果的方式、方法,按月考核,年終進行總結評比,職責明確,獎罰分明,從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性,用制度來規范檔案管理工作。

    三、管理創新,全面提升檔案工作

    企業發展了,企業的檔案管理工作亦應上水平、上檔次、上規模,規范檔案管理工作,提高信用社全員的檔案意識和檔案業務知識,堅持依法治檔,確保集中統一管理:就是要統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導。

    特別是辦公自動化后,無紙辦公,信用社每個崗位都要形成電子文檔,這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質文件和電子文件歸檔的關系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在信用社內部聯網后,各部門對檔案信息資源實現了共享。檔案部門要發揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,向計算機中心提出需求,通過新的管理制度和管理方法來解決檔案資料的利用率。

    四、服務創新,保證實現檔案管理目標

    檔案資料不直接產生經濟效益而是間接起作用。檔案工作往往是被遺忘的角落,一些人認為檔案工作無非是文件的收收發發,認為檔案員就是收發員,誰都能干,因而重業務經營,輕檔案管理,加之檔案部門是服務性的“清水衙門”,這就需要檔案人員為了本單位的長遠利益,不圖名不圖利,兢兢業業,扎扎實實的苦干實干,一點一點的積累基礎資料,耐得住寂寞,具備吃苦耐勞的毅力與恬淡平靜的心態。收集、保管最終都是為了利用,檔案人員熱情周到的服務是利用好檔案的關鍵。檔案人員要想為利用者想,急為利用者急,把能為利用者解決問題作為工作中的最大樂趣,做到主動與被動相結合,積極、熱情、 周到的為利用者提供條件,滿足他們的需要。在服務內容上圍繞信用社經營需要,優化檔案結構,豐富資料種類,開發檔案信息資源,在服務方式上,應由過去的“閉門守攤”被動服務轉變為重視開發檔案信息資源,有針對性地開展多種途徑的服務,簡化查檔手續,完善檢索工具,提高查全查準率,做到供其所需、激其所欲、適其所問、補其所缺、釋其所疑。檔案管理必須服從業務經營這個中心,以開發利用為目標,逐步從“封閉型”向“開放型”,從“保管型”向“參與決策型”轉變,把開發利用檔案信息資源作為發揮“死”檔案“活”價值的大事來看待,多出精品,精研細編,挖掘檔案信息資源的潛在功能,為農村信用社科學發展,又好又快發展做出貢獻。

[責任編輯:曉豐]
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